Kompak.Id, Samarinda – Dinas Pemuda dan Olahraga (Dispora) Kalimantan Timur (Kaltim) mulai menyadari pentingnya memanajemen dokumen dalam bentuk digital di lingkungan pemerintahan.
Apalagi ketika masuk pada proses pemusnahan dokumen, arsip fisik yang banyak seharusnya sudah tidak berlaku lagi demi efisiensi dan efektivitas kerja.
“Arsip fisik yang banyak, pemusnahan arsip tentu menghabiskan banyak waktu dan energi,” ujar Kepala Bidang Peningkatan Prestasi Olahraga Dispora Kaltim, Rasman Rading pada Selasa, (5/11/2024).
Sebagai bentuk pencegahan ketika masalah hukum muncul, Rasman mengatakan penting bagi instansi pemerintah untuk mempertahankan dokumen-dokumen dalam bentuk digital.
Berdasarkan data dari Dispora Kaltim, sebagian besar dokumen fisik yang akan dimusnahkan tercatat berasal dari periode 2005 hingga 2011.
Rasman menyebutkan, dokumen yang telah berusia lebih dari 10 tahun dan tidak lagi dibutuhkan seharusnya dihapus dari sistem agar pengelolaan dokumen yang lebih relevan dapat dilakukan dengan leluasa.
“Ya dengan digitalisasi ini bisa kita olah arsip lebih mudah dan cepat. Di pilah-pilih dulu dokumen yang akan dimusnahkan pastikan sudah tidak memiliki nilai guna,” pungkasnya. (Adv/Nsa)