Kompak.id, Samarinda – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah (DPKD) Pemerintah Provinsi (Pemprov) Kalimantan Timur (Kaltim) akan terus mengupayakan terciptanya tertib arsip di lingkungan Pemprov Kaltim, salah satunya adalah menampung arsip statis.
Arsiparis Ahli Muda DPKD Kaltim, Dewi Susanti menjelaskan Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip yakni Organisasi Perangkat Daerah. Karena, masih memiliki nilai guna kesejarahan, walaupun telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dan/atau lembaga kearsipan.
Berdasarkan UU RI pasal 18 No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, diamanatkan bahwa setiap unit pencipta arsip memiliki tugas melakukan penyerahan arsip statis ke lembaga kearsipan dalam hal ini adalah DPKD Kaltim.
“Penyerahan arsip tersebut merupakan upaya pengamanan dan pelestarian arsip statis yang memiliki nilai guna sejarah, bukti keberadaan (evidential), informasional (informational), dan intrinsik (intrinsict) DPKD Kaltim,” ungkap Dewi
Pada umumnya, arsip statis sudah berakhir nilai gunanya sebagai bahan pertanggungjawaban kinerja bagi unit pencipta arsip namun masih memiliki kegunaan yang lebih luas untuk kepentingan umum sebagai sumber informasi, bahan penelitian dan pembelajaran, atau nilai sejarah.
“Dari arsip kita akan bercerita soal kita dulunya Kaltim dan Kaltara itu satu provinsi, juga sejarah soal otonomi daerah dulu kita belum otonomi sekarang sudah otonomi, atau yang sekarang sejarah soal penetapan IKN, generasi mendatang pasti bertanya catatan sejarah soal penetapan IKN sebagai ibu kota negara Nusantara, yang dulunya ibu kota Indonesia di Jakarta dan sekarang di Kalimantan Timur,” jelasnya.
Pentingnya pengarsipan oleh penyelenggaraan pengarsipan adalah untuk merawat dan melestarikan arsip, sebagai alat bukti jika terkendala hukum juga sebagai pacuan tolak ukur pedoman kinerja selanjutnya.
“Misalkan ada yang terkendala hukum maka arsip-arsip ini bisa jadi bukti, terus bisa juga dimanfaatkan oleh Perangkat Daerah yang inginkan peningkatan target tahun mendatang, otomatis kita melihat kilas kinerja tahun lalu,” ujarnya.
Selain itu juga arsip sebagai sumber bahan penelitian, seperti lembaga mahasiswa, pendidikan lembaga sejarah, Sebagai memori kolektif bangsa sumber sejarah baik itu untuk generasi sekarang juga untuk generasi mendatang.
Lembaga – lembaga yang rajin setiap tahunnya menyerahkan arsip kepada DPKD Kaltim adalah BPKAD, Bappeda, Dinas Perkebunan, dan Bagian Umum Pemprov Kaltim yang membawahi sembilan biro.
“Jadi ada yang sudah dan ada pula yang masih bertahap mengirim arsip statusnya” katanya.
Dia berharap kepada lembaga perangkat daerah lainya untuk memanfaatkan tempat arsipnya agar lebih memudahkan pengarsipan.
Bahkan saat ini Pemprov Kaltim sudah mengeluarkan surat tentang penataan arsip Sekretasis Daerah Kaltim no 005/131726/DPK/V/31 Agustus 2023 mengatakan bahwa penataan pengelolaan arsip di semua perangkat daerah Kaltim, pengelolaan arsip dinamis statis pencipta arsip semua pemerintah di Kalimantan timur, arsip statis yang memiliki nilai guna wajib diserah, disimpan dan dilestarikan ke lembaga kearsipan Kalimantan Timur.
“Kita ingin mewujudkan sadar gerakan arsip disemua unit kerja, kiranya nanti setiap lembaga perangkat daerah Kaltim untuk melakukan koordinasi pengelolaan arsipnya ke DPKD Kaltim, kami tunggu,” tutupnya. (Adv/DPK Kaltim)