Kompak.id, Samarinda – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah (DPKD) Pemerintah Provinsi (Pemprov) Kalimantan Timur (Kaltim) bersama Organisasi Pemerintahan Daerah (OPD) di lingkungan Kaltim sudah memusnahkan ribuan arsip yang tidak memiliki nilai guna.
Hal ini dikatakan oleh Kepala Bidang Pengelolaan Kearsipan Drs. Dyayadi. SSos MT di ruang kerjanya yang bertempat di Kantor Arsip DPKD Kaltim Jalan Bung Tomo Samarinda Seberang. Seperti halnya beberapa hari yang lalu, pemusnahan arsip juga sudah dilakukan oleh Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD) Kaltim yang bekerja sama dengan DPKD Kaltim memusnahkan 6.707 arsip waktu 2007.
Dyayadi mengatakan pemusnahan arsip bertujuan untuk mengurangi jumlah volume arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna. “Arsip tersebut sudah tidak digunakan lagi,” ujarnya.
Selain itu pemusnahan arsip juga untuk efisiensi sehingga memudahkan pencarian arsip yang dibutuhkan serta memberikan tempat bagi arsip yang baru.
“Pemusnahan arsip dilakukan agar memudahkan untuk pencarian arsip, selain itu juga untuk menghindari terjadinya penumpukan di depo arsip,” tambahnya.
Sementara itu Arsiparis Ahli Muda DPKD Kaltim Dewi Susanti, MM juga ikut menjelaskan pemusnahan arsip juga merupakan upaya untuk menjaga keamanan informasi pada arsip dari penyalahgunaan pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab sekaligus menyelamatkan arsip yang bernilai guna.
Dia juga menjelaskan prosedur pemusnahan arsip oleh OPD Pencipta Arsip melalui beberapa tahapan dari pembentukan panitia penilai arsip, penyeleksian arsip, pembuatan daftar arsip usul musnah, penilaian arsip, permintaan persetujuan pemusnahan, penetapan arsip yang akan dimusnahkan dan terakhir pelaksanaan pemusnahan arsip.
“Sebelum dimusnahkan, arsip biasanya dilakukan validasi semua OPD memiliki unit ke arsipan II. Yang menjadi koordinator adalah sekretariat masing-masing perangkat daerah. Menerima semua arsip dari semua bidang-bidangnya, setelah itu divalidasi yang mana arsip statis vital atau arsip usul musnah, setelah itu kemudian diusulkan kembali ke ke ANRI biasanya satu tahun baru disetujui. Seperti BPKAD kemarin itu diusulkan tahun 2021 disetujui 2022 dan 2023 ini baru dilakukan,” jelasnya
“Karena persentase arsip itu 10% arsip vital , 30% rujukan pedoman 60% arsip kloning diusulkan musnah, arsip diciptakan dalam satu judul itu bisa sampai 10 eksemplar, dan 1 eksemplar itu arsip vital sisanya 9 eksemplar itu cloning dan bisa dimusnahkan, dan pemusnahan arsip juga kita lakukan agar tidak terjadi ledakan arsip yang tidak memiliki nilai guna,” tutupnya.
Diketahui berdasarkan Peraturan ANRI Nomor 25 Tahun 2012 Tentang Pedoman Pemusnahan Arsip, ditegaskan bahwa arsip yang telah melampaui batas usia ideal yakni 10 tahun harus dimusnahkan. (Adv/DPK Kaltim)